Таня Завʼялова
Ззовні мітап виглядає просто: анонс, спікер, реєстрація, люди в залі, кілька фото після.
Під капотом — багато маленьких дій, які хтось має взяти на себе.
- Хтось домовляється зі спікером.
- Хтось шукає локацію.
- Хтось готує сторінку події.
- Хтось перевіряє, чи працює реєстрація.
- Хтось пише пости.
- Хтось зустрічає людей на вході.
- Хтось після події збирає фото, записи й матеріали.
І дуже часто це не “команда продакшену”, а одна-дві людини, які роблять усе у вільний від роботи час.
Наші події — волонтерські. Якщо ми збираємо кошти, вони йдуть на ЗСУ або інші благодійні потреби. А локації, логістика, друк, вода, технічні дрібниці й інші невидимі витрати часто закриваються власним коштом організаторів або завдяки підтримці партнерів.
Саме тому для мене дуже цінні люди, які вже підхоплюють частину цієї роботи.
У нас є волонтер, який допомагає зі спікерами. Є волонтер, який працює з партнерами. Є люди, які поширюють анонси, приходять, підтримують, донатять, приводять друзів, підказують ідеї. І це дуже багато.
Бо спільнота тримається не на героїзмі однієї людини. Вона тримається на маленьких регулярних діях багатьох.
Ми теж поступово полегшуємо процес. Донати збираємо ще під час реєстрації — через підтвердження в анкеті. Підтвердження реєстрації автоматизували. Репости через сайт спільноти зараз тестуємо. Сторінку мітапу шаблонізували в Notion, щоб не збирати кожну подію з нуля.
А від чогось навпаки відмовляємося. Наприклад, ми перестали регулярно збирати фідбек-форми: на них рідко відповідають, а рук у нас небагато. Тому ми вчимося не робити “бо так треба”, а залишати тільки те, що справді допомагає.
Де зараз дуже потрібна допомога
- Фото з подій – нам дуже потрібні люди, які можуть прийти на мітап, зробити кілька живих фото й скласти їх в окрему папочку. Це маленька дія, але вона дуже допомагає зберегти подію в памʼяті спільноти.
- Комунікація – можна допомогти з постами, сторіз, короткими анонсами, цитатами після події та репостами.
- Локації та партнери – можна порадити простір, познайомити з командою, яка готова підтримати подію, або допомогти з партнерською комунікацією.
- Проведення на місці – іноді дуже потрібна людина, яка зустріне учасників, допоможе зі списком реєстрації, перевірить QR-коди або просто буде поруч, якщо щось піде не за планом.
- Матеріали після події – фото, запис, презентація, короткий пост-подяка, папка з матеріалами — усе це робить подію не одноразовою зустріччю, а частиною спільної історії.
Наш (легкий) чеклист підготовки
За 2 тижні до події
- визначити тему й формат;
- домовитися зі спікером;
- підтвердити локацію;
- створити сторінку події;
- запустити реєстрацію;
- підготувати перший анонс;
- знайти, хто може допомогти з фото, партнерами або комунікацією.
За 1 тиждень до події
- уточнити програму й таймінг;
- зібрати матеріали від спікерів;
- перевірити технічні потреби;
- підготувати нагадування учасникам;
- зробити кілька додаткових постів;
- розподілити ролі на день події.
У день події
- прийти раніше;
- перевірити простір, звук і презентацію;
- зустріти спікера й учасників;
- провести подію;
- зробити фото;
- подякувати всім, хто долучився.
Після події
- зібрати фото й матеріали в одну папку;
- опублікувати пост-подяку;
- порахувати донати й витрати;
- прозвітувати, якщо був збір;
- зафіксувати, що варто покращити наступного разу.
Мені хочеться, щоб підготовка подій була прозорою й не лякала. Тут не треба “вміти все”. Можна просто взяти один маленький шматок — і цим уже дуже допомогти.
Дякую всім, хто вже це робить.
Саме з таких маленьких дій і росте спільнота.